Paano i-sync ang mga kategorya ng email ng Outlook.com sa Outlook 2013

Marami sa atin na gumagamit ng Outlook.com ay gusto ding samantalahin ang pag-synchronize sa Outlook 2013 (a.k.a. Outlook desktop) para ma-access ang aming email sa pamamagitan ng Office application na ito.

Sa kasamaang palad, ang synchronization na ito ay may ilang mga limitasyon at kahinaan. Ang pinakanapansin ko sa aking karanasan ay bilang default ang mga kategorya ng email na ipinapakita sa Outlook.com ay hindi naka-synchronize (ang mga kategorya ng Outlook ay ang katumbas ng mga label ng Gmail). Gayunpaman, sa paggawa ng ilang pananaliksik, nakakita ako ng solusyon na nagbibigay-daan sa oo nakikita natin sa Outlook 2013 ang mga kategoryang itinalaga sa bawat emailIpinapaliwanag ng post na ito kung paano ito ipatupad nang sunud-sunod.

Paano Gumagana ang Mga Kategorya ng Outlook

Una sa lahat, sa tingin ko magandang ipaliwanag kung ano ang mga kakaibang katangian ng Outlook na humahantong sa amin sa problemang ito, ngunit sa parehong oras ay hayaang bukas ang pinto para sa solusyon (bagaman kung gusto mo maaaring mag-scroll at dumiretso sa mga hakbang sa solusyon).

"

Nang sinimulan naming gamitin ang Outlook.com (webmail) nalaman namin na ito ay mayroon nang serye ng mga kategorya at mga filter bilang defaultna gumana nang hindi namin kailangang i-configure ang anuman. Sa mga default na kategoryang ito, makikita namin ang sumusunod:"

• Mga Social na Update: Mga email ng pangkat mula sa Twitter. Facebook, LinkedIn at iba pa
• Newsletters: ay nakatalaga sa advertising o informative newsletter mula sa mga kumpanya
• Groups: ay itinalaga sa lahat ng email mula sa mga listahan ng pamamahagi gaya ng Google Groups)
• Mga dokumento o larawan: ay itinalaga ayon sa mga attachment na nakapaloob sa mga email
• Mga Update sa Pagpapadala: Mga Email sa Pagsubaybay sa Pagpapadala ng Produkto ng Grupo

Ang mga email ay itinalaga sa mga ito at sa iba pang mga kategorya gamit ang mga filter na nanggagaling bilang default, na hindi namin mae-edit o kahit na malaman kung ano ang mga panuntunan. Gayunpaman, maaari tayong gumawa ng mga bagong filter na nagtatalaga ng mga email sa mga kategoryang ito. Halimbawa, kung matuklasan namin na ang kategorya ng Mga Social na Update ay nakakaligtaan ng mga email mula sa Pinterest, posible ang isang bagong panuntunan upang ang mga naturang email ay italaga sa kategoryang iyon.

Posible ring gumawa ng mga bagong kategorya, kung saan maaari kang lumikha ng kanilang mga kaukulang filter at panuntunan, at posible ring manu-manong markahan ang mga email para magtalaga sa kanila ng kategorya, native man o gawa ng user.

"

Kapag narito na, kung na-access namin ang Outlook.com sa pamamagitan ng Outlook 2013 at nakagawa kami ng ilang kategorya ng user>ipinapakita nito ang huli (at ang huli lamang), ngunit sa limitadong paraan . Ang mga kategorya sa Outlook 2013 ay may mga kulay at nagbibigay-daan sa iyong magsagawa ng mga aksyon sa paghahanap, ngunit ang mga kategoryang ito na naka-synchronize sa unang tingin ay hindi. Isang walang kulay na bloke lang na may pangalan ng kategorya ang ipinapakita."

"

Ano ang mangyayari kung sa Outlook 2013 gumawa kami ng kategoryang may eksaktong parehong pangalan, at nagtalaga ng kulay dito? Ang sagot ay gumagana para sa ating layunin. Sa pamamagitan ng paglikha ng katumbas na kategorya, ang lahat ng Outlook.com na email na may label ng ganoong pangalan ay lalabas sa Outlook 2013 kasama ang kambal nitong kategorya>"

Ang problemang natitira nating lutasin ngayon ay ano ang dapat gawin para magkasabay din ang mga native categories. Narito kung paano tugunan iyon at makamit ang buong pag-synchronize.

"Unang Hakbang: I-convert ang Lahat ng Mga Kategorya ng Native Outlook sa Mga Kategorya ng User"

"

Tulad ng ipinaliwanag dati, ang impormasyon mula sa manu-manong ginawang mga kategorya ay available na sa desktop Outlook, ngunit hindi mula sa mga native na tag na isinama ng Microsoft bilang default sa webmail nito. Upang malutas ito, kailangan nating i-convert ang mga kategoryang iyon sa mga kategorya ng user"

Maaabot natin ito sa pamamagitan ng paggawa ng filter/panuntunan na may sumusunod na istraktura:

"

Upang lumikha ng panuntunan dapat tayong mag-click sa button ng mga opsyon sa kanang sulok sa itaas, piliin ang Pamahalaan ang mga panuntunan>"

"

Ito ay dapat paulit-ulit para sa lahat ng katutubong kategorya na gusto naming ipakita sa Outlook 2013. At sa isip, ang kategorya ng user> "

"

Kapag tapos na, malamang gugustuhin nating itago ang mga orihinal na native na kategorya, para hindi magkalat ang listahan ng tag sa amin may mga duplicate. Magagawa namin ito mula sa panel ng Manage Categories>"

Sa pamamagitan nito, maaalis namin ang pagkakaroon ng mga duplicate na kategorya, at sa parehong oras maaari lang kaming magtrabaho sa mga kategorya na maaaring i-synchronize sa desktop. Ngunit kailangan namin ng isa pang hakbang upang makumpleto ang trick.

Ikalawang hakbang: Gumawa sa Outlook 2013 ng katumbas na kategorya para sa bawat kategorya ng Outlook.com

Ngayon kailangan na lang nating gumawa ng mga katumbas sa Outlook 2013. Upang gawin ito kailangan nating pumunta sa window ng Mga Kategorya (Home tab > Kategorya > Lahat ng kategorya) at lumikha ng bago mga kategorya na may eksaktong parehong pangalan sa Outlook.com na mga label na gusto naming i-sync. Kung may pagkakaiba ng 1 character, hindi tutugma ang Outlook sa pagitan ng label na nagmumula sa server at sa kakagawa lang namin, kaya kailangan mong mag-alala tungkol sa pagtutugma ng mga pangalan.

Pagkatapos ay nagtatalaga kami ng kulay sa bawat isa, at kung gusto namin, isang keyboard shortcut, at iyon na! , lahat ng Outlook.com na email na naka-sync mula ngayon ay isasama ang kanilang katumbas na kategorya o label ng kulay. Pinakamaganda sa lahat, ito ay tunay na pag-synchronize, kaya kapag nagtalaga ng label sa isang email mula sa desktop, ang pagbabagong ito ay makikita sa server ( hangga't ang lokal at magkatugma ang mga pangalan ng kategorya ng server).

Bonus: mabilis na paghahanap mula sa mga kategorya

Upang makakuha ng higit pa sa mga kategorya maaari naming i-angkla ang mga ito sa quick access bar (ang listahan ng mga button na nasa itaas ng Ribbon) isang filter para makapagsagawa ng mabilis na paghahanap ayon sa kategorya.

"

Upang gawin ito kailangan mo munang i-activate ang search mode>" "

Siyempre, bilang default, ang Outlook search ay nagbibigay sa amin ng mga resulta mula sa lahat ng mail folder kapag sinimulan ang paghahanap mula sa inbox entry, at ito nakakaapekto rin ang pag-uugali sa filter ng kategorya na kaka-pin lang namin.Kung gusto nating baguhin iyon upang makakuha lamang ng mga resulta mula sa kasalukuyang folder, dapat tayong pumunta sa File (asul na button) > Options > Search at doon piliin ang Isama ang mga resulta lamang mula sa kasalukuyang folder. Kung sa hinaharap gusto naming magsagawa ng paghahanap na kasama ang lahat ng mga folder, walang problema, dahil sa search panel mayroong opsyon na baguhin ang opsyong ito para sa mga partikular na kaso (nang hindi binabago ang default na opsyon)."